知识与文档管理

传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。

华炎知识管理解决方案有效帮助组织发布、存储、管理、搜寻、分享各种信息文档与知识文件，实现知识资本增值，提高核心竞争力。系统提供灵活的栏目自定义和权限设计功能，用户通过简单的配置即可实现公司动态、规则制度、会议纪要、项目文档、部门文档、知识库等栏目建设。

梳理与构建企业知识地图

华炎知识地图是一种知识导航系统，并显示不同的知识存储之间重要的动态联系。通过随心所欲的无限层级目录建设、超强的权限控制、多维知识栏目、知识文档的关联、知识栏目的订阅、自定义字段等功能搭建完整的知识地图。

         可随心调整的无限层级目录：提供Yahoo模式的无限层级的目录机构设计，适应各种复杂的知识分类要求，对整个企业的知识信息进行统一的架构和分层级的维护。同时提供快捷的移动、合并、排序等功能，帮助知识管理员轻松的进行栏目的调整与优化。

         超强的权限控制能力：HotKM提供强大的权限控制逻辑。管理员可以为每一个具体的栏目指定栏目管理员、可访问的组或者可访问的人，并对他们授以诸如审批、可查看、可增加、可上载附件、可上载图片、可评论等权限。子栏目对于权限拥有继承关系，不必为每个栏目设置权限。

         知识的多维存放模式：华炎HotKM提供了多维栏目功能，多维栏目是指同一个文档同时归属于多个不同的栏目，方便用户查询，达到多维度查找目的。

         相同知识点汇集形成知识链：关联文档的功能是为文档添加相关文档，那么查看该文档时，系统罗列出与之相关的文档，这样方便用户阅读，帮助用户快速提升与查找到文档，从而形成知识的汇集和递进。

         关注的知识和栏目订阅：在知识库的海洋中不同的用户可能会因为工作角色的差异，对不同的业务知识进行关注，HotKM知识管理提供了文档和栏目的订阅功能，用户可根据自己的关注点自由的进行订阅，订阅的栏目和文档会在系统的首页显示。

         自定义的知识附加属性：自定义字段可以为文档添加额外属性。例如对于合同型文档，您可以定义“合同编号”作为自定义字段。用户在栏目中发表文章时，会自动调用到您在这里定义的字段。

知识发布与共享

公司内各种来源，各种格式的知识文档，通过直接发布或使用文档模板都可以轻松上传或下载以实现在线编辑，通过审批发布到公司知识库；知识文档分类存放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息。还可以对文档进行评分、批注、评论等操作实现文档的知识积累及推荐。

        所见即所得的知识发布：HotKM提供了操作最简便的文档编辑器，沿用了使用最广泛的word编辑模式，提供了大量文档编辑工具，使您的文档添加更轻松，更便捷。

        各类型的文档模板自由制作：HotKM知识管理提供了文档模板制作功能，可为不同类别的文档制作固定的模板，模板本身就是公司的一种类型知识的积累，方便了用户添加相应的文档，便于公司对于文档的管理。

         确保知识严肃性的知识审批：栏目管理员和审批员可以在知识和评论发布前在栏目中审核相关文档！若使用了审批这一功能，则管理员/审批员必须对每一个文档或者评论审批通过才可以发布，授权组/用户才可以查看。

        知识评分龙虎榜：HotKM知识管理提供评分功能允许所有用户可以对其他用户提交的知识文章进行评分，用户对文档进行评分后，在知识管理首页上，系统会统计出评分最高的几项文档。

        通过知识批注的知识再积累：对知识信息进行批注的如同一场头脑风暴，评论中往往存在着大量的知识火花，对公司来说又是一种知识的积累和经验的分享。

        “推荐”知识分享的最有利工具：对于好的知识文档、公司最新的大事记、中央的最新指示精神，栏目管理员都可以通过HotKM知识管理提供的推荐功能对其进行置顶，让推荐的文档显示在首页。

         实时的邮件订阅保证知识的最新最快：邮件当今最常用联络方式，华炎邮件订阅免费为您提供多种内容订阅方式，方便您随时阅读感兴趣的信息！

         自主的RSS栏目订阅：华炎RSS订阅免费为您提供栏目内容订阅， RSS会收集和组织定制的新闻，按照你希望的格式、地点、时间和方式，直接传送到你的计算机上，方便您随时阅读感兴趣的文章。

高效率全文检索引擎

知识管理技术的最大瓶颈是如何在海量的非结构化文档中又快、又准、又全地找到用户所需的文档。毫无疑问，检索是知识管理的核心技术，检索的效率和质量决定了知识管理解决方案的优劣。

华炎HotKM检索模式提供了算法先进，高效率的企业级海量数据搜索引擎。允许用户在海量数据和各种数据格式（Microsoft office suit文件格式，PDF） 中进行全文检索和特征检索，支持多关键字检索，相似度搜速、条件搜索等高级搜索功能。为提高搜索效率，还可以选择高级搜索，进入到高级搜索界面进行相关搜索条件设置。

1.       全文搜索功能：实现了主题词的全文高效搜索能力

2.       高级搜索功能：提供根据关键字、主题词、品牌、业务类别、文件名、修改时间的高级搜索功能，提高了搜索内容的准确性

3.       二次搜索功能：假如搜索出的结果过多，则提供在搜索结果中继续搜索的功能

4.      条件搜索功能：条件检索包括与条件检索、或条件检索及排除条件检索

5.      具有多项核心专利拥有完全自主知识产权的搜索引擎：

l         一种智能的中文分词方案

l         一种索引信息的存储方案

l         一种拼音检索的方案

l         一种智能排序的方案

全新个人文档管理，将知识管理延伸到用户桌面

通过提供个人文档管理功能，可将知识管理的范围覆盖到每一台个人电脑。用户可以快速创建、修改、批量上传现有的文档、电子表格和演示文稿，随时随地访问并修改，还可以邀请其他人共享您的文档，并同时对其进行修改，实时共享与协助。

图：个人文档管理界面示意图

通过华炎文档自动同步客户端，可以实现桌面文件夹与华炎文档管理系统的自动同步，避免了每次上传下载的麻烦，大大提高员工使用的积极性。

         文档批量上传：您可以一次选中多个文件的同时上传，帮助你快速将文档从本机迁移到服务器上。

         文档共享：文档可在系统范围内共享。既可以设为所有人员都能查看，也可以设置为特定部门、特定人员才能查看。

         领导审阅：各级领导可随时查看下属人员的文档，审查文档内容，也可以直接修改文档的内容。

         手机访问：通过手机随时随地浏览您的关键文档资料。

         文档同步：使用HotOA文档同步器，把个人电脑里的工作文档自动搜集、备份到HotOA系统中。确保个人文档的完整性，扩充企业知识库，优化团队协作。

         在线编辑：在线编辑文档，无需下载，自动上传，还可以直接新建在线文档，方便快捷。

        痕迹保留及版本控制：自动保留修改痕迹，记录历史版本，让您不在为文档被编辑后无法再查看源文档而烦恼。

知识资产评估

知识管理最重要的目标就是系统性地分享知识，使大家很方便地获取知识，企业内部能够有效的利用知识、分享知识、创造知识以及有效吸收知识不断成长，才是永续生存以及提高竞争能力的不二法门。因此，是否真的切合组织的需要评估架构与标准，以作为衡量组织进行知识管理活动成效的工具。用图表、曲线、柱状图等表现形式统计知识库的内容，更好的指导企业知识系统建设。

华炎HotKM提供了精确的、图形化的统计分析工具，帮助用户全面掌握企业知识分布与知识应用情况。统计信息可以精确到每一个栏目、每一个部门以及每一条具体的信息。

访问量评估：最热门文档；文档访问量走势图；文档访问量对比图；文档访问量对比图。

文档评估：文章发表分时走势图；文档创建数量走势图；文档访问量对比图；批注次数分时走势图；批注创建数量走势图；评分最高的用户；评分最高的组；评分最高的文档。

搜索评估：点击量最大的搜索结果；搜索量最大的关键字；有效搜索统计；无效搜索统计；搜索次数对比图（从周一到周日）；搜索次数对比图（按小时）；搜索次数分时走势图；搜索耗时/次数对比图；搜索耗时走势图。

知识讨论

对于工作中遇到的问题和疑惑，进行在线提问及讨论，相关专家可以在线答复。针对不同的议题，可以设置独立的讨论区，讨论区可以设定访问权限，确保只有相关人员才能访问。

业务问题与专家答疑等讨论信息经总结整理定位为新知识，直接提交到知识库，从而实现从隐性知识到显性知识、个人知识到组织知识的提升。

         问题发布：对于工作中遇到的问题和疑问，选择相应的讨论区进行发布。

         问题解答：企业中的专业人员，可以对其他人提出的问题进行在线解答。

         论坛调查：可以发布调查，对于工作中遇到的问题收集大家的意见。

         热点推荐：对于有典型性的重要问题，管理员可予以推荐。

         收藏：对于个人关心的话题，可予以收藏备查。

         知识推送：对于有价值的讨论内容，可以直接转到知识管理栏目下，使隐性知识显性化。